Aus der Praxis: Schnelle, effektive Eventkommunikation
Auf dem Green Tourism Camp 2019 (GTC19), einem Barcamp rund um nachhaltigen Tourismus, erwartete die Besucher eine Neuerung: Statt nur per E-Mail, erhielten sie jegliche Informationen rund um das Event dieses Mal auch per SMS. Das Resultat: 90 % der Besucher, die im Nachgang an einer Umfrage teilnahmen, bewerteten den Info-Service per SMS positiv.
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„Hallo. In einer Woche sehen wir uns auf dem Green Tourism Camp! Hast du schon eine Idee für deine Session? Wir freuen uns auf dich und deine Themen und falls du noch Fragen zur Anreise hast oder noch unseren kostenfreien E-Shuttle nutzen möchtest, melde dich gerne bei [...].” – Mit dieser Begrüßung läutete der Veranstalter des GTC19 die letzten Tage vor dem Event ein. Insgesamt 14 SMS wurden vor, während und nach der dreitägigen Veranstaltung an jeden Teilnehmer geschickt, der sich dafür angemeldet hatte. Nach der Registrierung zum Event erhielten die Besucher eine E-Mail, in der die Mobilnummer sowie ein entsprechendes Opt-In für die Verwendung der Nummer abgefragt wurde.
Die Möglichkeit, dank LINK Mobility erstmals via SMS engmaschig und auf Augenhöhe mit unseren Teilnehmern zu kommunizieren, hat uns als Veranstalter und unsere Teilnehmer gleichermaßen überrascht und begeistert.
Anne Seubert
Inhaberin der Strategieberatung bei Brands & Places
Die Idee zum Einsatz der Broadcasting-Lösung von LINK Mobility kam im gemeinsamen Gespräch zwischen dem Organisator und dem Messaging-Anbieter. „Ein Barcamp lebt mehr als jede andere Veranstaltung vom Commitment der Teilnehmer. Die Ansprache und Kommunikation vor, während und nach dem GTC war uns Veranstaltern daher ein besonderes Anliegen und wir waren entsprechend bedacht bei der Auswahl der Kanäle.”, so Anne Seubert, Inhaberin der Strategieberatung bei Brands & Places, Mitveranstalter des Events. „Die Möglichkeit, dank LINK Mobility erstmals via SMS engmaschig und auf Augenhöhe mit unseren Teilnehmern zu kommunizieren, hat uns als Veranstalter und unsere Teilnehmer gleichermaßen überrascht und begeistert.”
Rund um die Veranstaltung erhielten Teilnehmer Kurznachrichten mit ergänzenden Informationen zum Barcamp. Ob Informationen zum Networking oder die Erinnerung an das geplante Gruppenbild, alles landete direkt auf dem Smartphone. Zwei Tage nach dem Event ging zudem eine SMS mit Link zu einem Feedback-Fragebogen raus. Der Clou hierbei: Das Feedback wurde über ein Chatbot-Tool von LINK Mobility abgefragt, ebenfalls direkt auf dem Smartphone der Teilnehmer. 90 % aller Umfrageteilnehmer bewerteten den Erhalt von SMS Nachrichten rund um das GTC19 positiv und würden sich auch bei anderen Veranstaltungen wieder für einen solchen Service registrieren.
Die Einsatzmöglichkeiten für SMS im Event- und Veranstaltungsbereich sind groß. Durch die schnelle Umsetzungsmöglichkeit von Kampagnen über ein intuitives Web-Portal können unzählige Nachrichten in nur wenigen Minuten versendet werden. Das macht sie vor allem interessant für kurzfristig aufkommende Themen, beispielsweise die Ankündigung eines überraschenden Gastredners, Raumänderungen oder etwa in Notfällen. Genauso gut eignen sich SMS zur Begleitung von Gewinnspielen auf einem Event oder den Versand von Gutscheinen sowie Tickets. Die Erfahrungen mit dem Barcamp und die nachgelagerte Umfrage haben gezeigt, dass die Ansprache per SMS sehr gut bei Teilnehmern ankommt. Selbst vor Ort registrierten sich noch Teilnehmer für den SMS-Versand, um alle Informationen direkt auf ihr Mobiltelefon zu bekommen.
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