Rogaland fylkeskommune vil være langt fremme når det gjelder dialog med innbyggerne, og har valgt å benytte seg av  bruker varslingsløsninger til mobil som vil gjøre det mulig å kommunisere med innbyggerne på en enkel og effektiv måte.

Tore Wersland i fylkeskommunen

«Derfor satser vi på effektive mobil- og dataløsninger for kommunikasjon og vi ønsker å være godt forberedt, selv om vi håper at vi aldri må ta i bruk varslingsdelen, utenom når vi tester systemene. Vi vil nå elever og ansatte ved bruk av deres mobiltelefonnummer slik at vare beskjeder kommer frem «» sier Tore Wersland i fylkeskommunen.

Rogaland kommune har valgt LINK Mobilitys  SMS-løsninger.

Det har vært et tett samarbeid for å sikre at vi får et optimalt varslingssystem. Utviklingen har gått fra en rekke frittstående fagsystemer og applikasjoner til krav om integrerte løsninger. Informasjon utveksles og gjenbrukes på tvers av systemer, avdelinger, virksomheter og foretak. – SMS-systemet er et frittstående produkt, men vi har søkt etter en leverandør med et system hvor relevante data integreres.

VARSLINGSSYSTEM
Bakgrunnen for det hele var bevilgning av midler til varslings- system for Rogaland fylkeskommune. I etterkant av vedtaket jobbet en bredt sammensatt gruppe med varslingstjenester, først og fremst for å lære om hvilke systemer som kan brukes i varslingssammenheng. Basert på dette ble en konkurranse utlyst på SMS-system.

KRAVENE
I tillegg til standard funksjonalitet når det gjelder SMS, var det viktig for oss at grupper i virksomheten til fylkes-kommunen enkelt ble synlige i systemet. Det skulle være lett å nå enkeltgrupper, for eksempel skoleklasser, klinikker, avdelinger osv. I tillegg skulle det være rollebasert, slik at den enkelte enhet kunne administrere dette.

LØSNINGEN
– Det endte med at vi valgte løsningene til LINK med LINK Engage som produkt i bunn. Det har vært et godt samarbeid med leverandøren, sier Wersland.

– Vi har hatt ukentlige telefonmøter. Mot slutten av prosjektet kom det et nytt supportsystem hos LINK, noe som gjorde det enda enklere å følge opp saker i prosjektet. Rogaland fylkeskommune valgte en løsning som i praksis innebærer at vi har to systemer, begge basert på LINK Engage.

Det første er informasjonssystemet som hver enkelt skole har. Det er standard LINK Engage- med skolenes egne kontaktlister. Denne løsningen brukes i det daglige, som informasjonskanal for skolene.

ANGREP, TRUSSEL OG ØVELSE
– I tillegg er det et eget system for varsling, forteller Wersland. – Også her er det LINK Engage i bunn, men medfærre grupper. Det vil si at vi unngår detaljnivå. Vi samler alle ansatte og elever per enhet.
Over dette har vi laget en egen nettside som ligger hos oss. Denne nettsiden inneholder tre knapper: angrep, trussel og øvelse. Den er utformet slik at det er enkelt å bruke i krisesammenhenger hvor tid er en vesentlig faktor. Nettsiden har også det vi kaller et responsivt design, slik at den kan benyttes på alle enheter, inkludert nettbrett og mobil. Det er viktig i krisesammenhenger.

For hver av knappene har vi utnyttet muligheten LINK Engage gir for å kunne forhåndsdefinere avsender, mottaker og meldingstekst.

Siden er rollebasert, slik at når en ansatt i beredskapsgruppen logger på og trykker en av knappene, vil avsender og mottaker være riktig, basert på hvor i Rogaland fylkeskommune hun er. Meldingsteksten er forhåndsdefinert med tanke på tydelighet. Dette er utformet i nært samarbeid med kommunikasjonsavdelingen vår.

MÅLET ER AT SYSTEMET IKKE SKAL BRUKES
– Vi håper inderlig at vi at vi aldri kommer til å bruke varslings- systemet, annet enn til øvelser, sier Tore Wersland.Øvelser er svært viktig i beredskapsarbeid. I skolene pågår det det et arbeid med å inkludere systemet som en del av prosedyrene ved varsling.

I prosjektperioden ble systemet testet. Det var interessant å se en stille evakuering. SMS-systemet er effektivt fordi det kan gi spesifikk veiledning om hvor og hvordan evakuere og forholde seg i en krisesituasjon.

– Det vil aldri kunne være 100 % dekning med denne type varsling. Til det er det for mange faktorer som spiller inn, mener Tore Wersland. Master, trafikk i nettet, dårligdekning, aktiviteter uten bruk av mobiltelefon og annet kan spille inn. Derfor er det viktig å være bevisst på at dette er et supplement til annen varsling.

OGSÅ FOR FORESATTE
– Skolene er i ferd med å ta i bruk varslingssystemet. Vi mener også at det er viktig med autentisering for å unngå misbruk. De fleste skolene er nå i gang med informasjonssystemet, men der er ulikt i hvor stor grad systemet brukes. Skolene har sine ulike måter å jobbe med informasjon på, men de fleste opplever nok at de når bedre og sikrere frem til brukerne sine med SMS. LINK Engagehar også mulighet for at foresatte kan melde seg på grupper, noe vi håper flere skoler vil benytte seg av, sier Tore Wersland i Rogaland fylkeskommune.

Relaterte bransjer


Med varsling vil du kunne være forberedt for uforutsette hendelser Noen ganger kan det være essensielt å utføre varsling til deler av befolkningen om uforutsette hendelser, som evakuering  på grunn av gasslekkasjer, terror eller fare for skred eller tsunamier. Ved å sende ut varslinger via SMS vil meldingen nå raskt frem, og bidra til raskere… Les mer »


Operative varslinger hold deg informert hvor som helst i verden!   Operasjonssentraler over hele verden har behov for umiddelbar og oppdatert informasjon. Dette kan være en utfordring, spesielt hvis senterne ligger i forskjellige land eller tidssoner. LINK Mobility har årevis med erfaring med globalt arbeid med for eksempel banker og andre institusjoner som behøver umiddelbar kommunikasjon rundt hele… Les mer »

Relaterte produkter