Automatische Terminerinnerungen: Wie Ärzte und Praxispersonal Terminausfälle einfach minimieren und Kosten senken

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LINK Mobility2022-09-08

Das Wichtigste in Kürze

  • Bis zu 20 % der Arzttermine enden als „No-Shows“.

  • Hauptgründe für Nichterscheinen: Vergessen (64%), Angst vor Absage (6%), Zeit- oder Kommunikationsmangel (4%).

  • No-Shows führen zu wirtschaftlichen Verlusten, Stress für das Praxisteam und Verschärfung von Terminengpässen.

  • SMS-Erinnerungen können Terminausfälle um bis zu 82 % reduzieren, dank hoher Erreichbarkeit, Vertrauenswürdigkeit und Interaktivität.

  • SMS-Terminerinnerungen können einfach über Online-Plattformen wie websms von LINK Mobility versendet werden, mit Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Bedürfnisse und automatischen Funktionen wie Kalenderintegration für personalisierte Erinnerungen.

Lesezeit: 6 Minuten


No-Shows: Bis zu 20 % der vereinbarten Arzttermine werden nicht wahrgenommen

Zeit ist Geld. Für Haus- und Facharzt-Praxen gilt das besonders dann, wenn Patienten Termine fest vereinbaren und unangekündigt nicht erscheinen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer, denn viele Einzelfälle summieren sich: Statistisch gesehen wird z. B. bei Zahnärzten, abhängig von Standort und Praxis-Schwerpunkt, fast jeder fünfte Termin nicht wahrgenommen. Die Kassenärztlichen Vereinigungen in Deutschland stellen fest, dass Patienten auch aufgrund langer Wartezeiten für Facharzttermine oft bei mehreren Ärzten parallel anfragen und nicht benötigte Termine ohne Absage verfallen lassen. Die unnötigen Kosten dieser sogenannten „No-Shows“ trägt meist der Praxisinhaber. Denn das Einfordern eines Ausfallhonorars ist nicht selten mit Aufwand, Ärger und weiteren Kosten verbunden und nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Es gibt jedoch kostengünstige Lösungen, um Terminausfälle präventiv zu reduzieren, hierzu später mehr.

Vielfältige Gründe für das Nichterscheinen von Patienten

In einer Studie der Universität Lübeck (PDF), gaben 64 % der Patienten als Grund an, den Arzttermin schlichtweg vergessen zu haben. 6 % gaben an, dass sie sich nicht getraut haben, den gebuchten Termin persönlich zu canceln. Und 4 % hatten entweder keine Zeit oder kein Medium griffbereit, um den Termin bei ihrem Arzt abzusagen. Natürlich gibt es auch andere Gründe, die jedoch nur einen geringen Prozentsatz ausmachen. Der Großteil der Patienten vergisst diese Arzttermine also einfach. Die Wahrscheinlichkeit dafür steigt noch, je mehr Zeit zwischen Termin und Terminvereinbarung liegt.

Was bedeutet das Nichtwahrnehmen von Terminen für Ärzte und Praxen?

Ganz klar steht hier der wirtschaftliche Faktor im Vordergrund. Umsatzverlust durch nicht wahrgenommene Termine ist ein ernsthaftes Problem. No-Shows haben jedoch nicht nur negative Auswirkungen für die Arztpraxis, sondern auch für Menschen, die dringend auf Termine warten. Und nicht zuletzt für den säumigen Patienten selbst, wenn Krankheiten nicht zeitnah erkannt und behandelt werden können.

Für Praxen liegen die Probleme auf der Hand:

  • Wirtschaftliche Einbußen für den Praxisinhaber

  • Unnötiger Stressfaktor für das Praxisteam

  • Weitere Verschärfung der Terminenge

  • Verzögerung der Behandlung anderer Patienten

Viele Praxen haben das Problem erkannt und erinnern Patienten vorab per E-Mail oder Telefon an bevorstehende Termine, um Terminausfälle zu vermeiden. Beide Kanäle haben jedoch auch Nachteile. E-Mail-Postfächer sind so überfüllt, dass viele Mails übersehen werden oder im Spamfilter landen und irgendwann ungelesen gelöscht werden. Bei Anrufen ist die Antwortquote – besonders in Relation zum Aufwand – eher gering. Viele Menschen nehmen Telefonanrufe, besonders von unbekannten Nummern, ungern an. Oder sie sind schlichtweg gerade nicht erreichbar und das Praxispersonal muss zu einem späteren Zeitpunkt versuchen, den Patienten erneut zu kontaktieren. Das kostet Zeit- und Arbeitsressourcen.

Wie können Arztpraxen aus No-Shows Show-Ups machen?

Noch bevor Patienten Arzttermine nicht einhalten, können Ärzte durch gezielte Ausfall-Prävention Ärger und Kosten durch Terminausfälle vermeiden. Durch Terminerinnerungen konnten z. B. in deutschen Zahnarztpraxen die Ausfälle um bis zu 82 % gesenkt werden. Besser als E-Mail und Telefonanrufe performen dabei Erinnerungs-SMS.

Die Vorteile einer SMS sind:

  • 100 % Erreichbarkeit – ortsunabhängig & ohne Internetverbindung über den native Messenger

  • SMS werden als dringlicher und vertrauenswürdiger empfunden als E-Mails

  • 98 % Öffnungsrate und 295 % höhere Antwortquote als bei Telefonanrufen

  • Patienten können Termine aus der SMS heraus direkt in ihren Kalender übernehmen

  • Patienten haben die Möglichkeit direkt auf Nachrichten zu antworten und Fragen zu stellen

  • SMS können Links enthalten, beispielsweise für Downloads und Online-Terminvereinbarung

Die Kosten pro SMS sind mit wenigen Cent sehr gering (je nach Versandvolumen unterscheiden sich die Preise pro SMS) und in jedem Fall gerechtfertigt, wenn sie mit den Kosten durch nicht eingehaltene Termine verrechnet werden. Schon ein einziger durch SMS-Erinnerung doch wahrgenommener Termin amortisiert schnell hunderte bis sogar tausende mobile Nachrichten. Der Versand ist dabei – abhängig vom Anbieter – meist denkbar einfach.

Viele Patienten-Management-Programme haben eine Terminerinnerung per SMS bereits inkludiert oder bieten diese als Zusatzoption an. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Praxis-Software diesen Service bietet, fragen Sie bei Ihrem Software-Partner nach. Oder kontaktieren Sie unser Support-Team. Gerne sprechen wir Ihren Anbieter für Sie auf die Ergänzung dieser Funktion an.

Sie sind Entwickler einer Patientenmanagement-Software oder Terminerinnerungs-Software? Dann finden Sie hier mehr Informationen zu unserem Partner-Programm und dazu, wie Sie SMS in Ihren Service integrieren können.

Das Praxispersonal kann Termin-SMS aber auch einfach und schnell online versenden – ganz ohne zusätzliche Software-Installation. Moderne Web-Lösungen wie websms von LINK Mobility bieten besonders anwenderfreundliche Oberflächen. Sie können Ihre Kontaktdaten in wenigen Minuten sicher importieren und SMS automatisiert und persönlich an Gruppen oder Einzelpersonen verschicken und Terminausfälle reduzieren.

LINK Mobility - Patienten erhalten Terminerinnerungen per SMS direkt auf ihr Mobiltelefon

Patienten erhalten Terminerinnerungen per SMS direkt auf ihr Mobiltelefon, …

LINK Mobility - Patienten können im Chat Antworten & Fragen stellen

… können im Chat Antworten & Fragen stellen …

LINK Mobility - Patienten können Termine per SMS direkt in ihren Kalender eintragen

… und Termine direkt in ihren Kalender übernehmen.

SMS-Terminerinnerung für Ärzte & Praxen mit der Nr. 1 im Mobile Messaging

LINK Mobility – Europas führender Anbieter von Mobile Messaging Lösungen – bietet Ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit SMS schnell und sicher online zu verschicken. Das Versenden funktioniert ganz einfach über die benutzerfreundliche Weboberfläche von websms.

Mit websms von LINK Mobility können Sie 14 Tage lang kostenlos & unverbindlich den unkomplizierten SMS-Versand testen. Sind Sie nicht überzeugt, brauchen Sie nichts weiter zu tun. Ihr Test-Account läuft automatisch aus. Sie brauchen nicht zu kündigen.

Wenn Sie jedoch die einfache Bedienung und Effektivität unseres Messaging Portals schätzen, können Sie mit unseren günstigen SMS-Paketen flexibel und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt Terminerinnerungen versenden. So reduzieren Sie effektiv Ihre Ausfallquote und die damit verbundenen Kosten.

So verschicken Sie Terminerinnerungen per SMS in nur 5 einfachen Schritten

1. Schritt: Erstellen Sie einen Account für websms

LINK Mobility - In 5 einfachen Schritten zu Ihrer ersten SMS-Kampagne. Schritt 1 – Account erstellen

Registrieren Sie sich unter account.linkmobility.eu für websms und verifizieren Sie sich mit einer Mobilfunknummer.

2. Schritt: Fügen Sie Telefonnummern hinzu

LINK Mobility - In 5 einfachen Schritten zu Ihrer ersten SMS-Kampagne. Schritt 3 – Empfänger anlegen

Dann können Sie schon Kontaktdaten importieren oder selbst eintragen und Empfänger-Gruppen erstellen.

3. Schritt: Legen Sie eine Vorlage für Ihre SMS an

LINK Mobility - Im Messaging Portal können Sie einfach Vorlagen für Ihren SMS-Versand anlegen.

Für den SMS-Versand können Sie Vorlagen anlegen oder neue Nachrichten einzeln verfassen.

4. Schritt: Wählen Sie die Empfänger aus

LINK Mobility - Wählen Sie die Empfänger aus

Geben Sie der Konversation einen Titel und wählen Sie einen einzelnen Empfänger oder eine Empfänger-Gruppe aus. Platzhalter ermöglichen die persönliche Ansprache.

5. Schritt: Verschicken Sie Ihre SMS

LINK Mobility - Versenden Sie Terminerinnerung per SMS ganz einfach über unser Messaging Portal

Wenn Sie „Senden“ klicken, können Sie bei Bedarf (z. B. bei Nutzung von Platzhaltern) vorab testen, in wie vielen SMS Ihre Nachricht verschickt wird. Eine SMS ist auf 160 Zeichen begrenzt. Überlange Texte werden automatisch aufgeteilt. Der Empfänger erhält jedoch immer nur eine (kürzere oder längere) Nachricht.

Optional: Rückfragen beantworten

LINK Mobility - Unterhaltungen im 1:1-Chat betreuen

Das Praxispersonal kann Unterhaltungen im 1:1-Chat betreuen, um Patienten-Fragen zu beantworten oder weitere Informationen und z. B. Links zur Website und zu Dokumenten-Downloads zu verschicken.

Tipp: SMS Kalender für automatische Terminerinnerungen ohne Aufwand

Mit der Zusatzfunktion SMS Kalender für websms wird der Versand von Terminerinnerungen noch einfacher. Verbinden Sie dazu einfach Ihre eigenen ICS- oder iCal-Kalender in Outlook oder Google mit dem SMS Kalender und stellen Sie Erinnerungen ein, die – mithilfe von Platzhaltern – automatisiert und personalisiert an Ihre Patienten verschickt werden – direkt aus Ihrem Kalender, ohne dass Sie aktiv werden müssen. Neben Terminerinnerungen ist der SMS Kalender auch optimal, um Kunden und Patienten über Terminbestätigungen und -änderungen zu informieren und nach einem Termin Feedback einzuholen.

Sie möchten Ihre Terminausfälle minimieren und dadurch Kosten senken?

Dann testen Sie jetzt 14 Tage kostenlos websms von LINK Mobility und versenden Sie automatisierten Erinnerungs-SMS aus dem SMS Kalender an Ihre Patienten

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