Estä sähköpostiviestien päätyminen roskapostiin

Sähköposti on yhä yksi tehokkaimmista markkinointikanavista asiakkaiden sitouttamiseen ja myynnin kasvattamiseen – vain jos viestit nähdään ja avataan. Monet sähköpostimarkkinointia tekevät yritykset kamppailevat erilaisten suodattimien kanssa, jotka saattavat tarpeettomasti merkata yrityksen sähköpostin roskapostiksi ja ohjata ne roskapostiin.

Tässä kirjoituksessa käsittelemme sähköpostien suodattamisen toimintaperiaatetta ja miten MyLINK MarketingPlatformilla saavutetaan erinomainen toimitusvarmuus.

Miksi sähköpostit päätyvät roskapostiin

Hyvinkin suunnitellut sähköpostikampanjat voivat epäonnistua, jos viestit eivät koskaan saavuta vastaanottajaa, vaan päätyvät roskapostikansioon. Sähköpostipalvelut (kuten Gmail ja Outlook) käyttävät nykyään kehittyneitä algoritmeja, jotka arvioivat jokaisen viestin ennen sen saapumista postilaatikkoon. Se, mikä aiemmin meni helposti läpi, voidaan nyt estää, ellei lähettäjä täytä nykyisiä teknisiä ja luotettavuuteen liittyviä vaatimuksia.

Nykyiset roskapostisuodattimet eivät enää etsi pelkkiä avainsanoja, vaan tarkastelevat monia eri asioita:

• Verkkotunnuksen maine: onko lähettäjä luotettava vai liitetty roskapostiin.

• Lähetysmäärä ja -tiheys: lähetetäänkö viestejä epätavallisen paljon tai usein.

• Vastaanottajien reagointi: avataanko ja klikataanko viestejä vai poistetaanko ne heti.

• Tekniset varmennukset (SPF, DKIM, DMARC): todistavatko ne, että viesti on oikeasti lähettäjän oma.

• Sisällön rakenne ja linkit: näyttävätkö ne luonnollisilta ja turvallisilta.

Jopa täysin lailliset yritykset voivat päätyä roskapostisuodattimiin, jos nämä tekijät eivät ole kunnossa.

Vinkit sähköpostin toimitettavuuden parantamiseen

1. Todenna lähettävä verkkotunnus

Ennen ensimmäisen kampanjan lähettämistä kannattaa varmistaa, että käytössä oleva verkkotunnus on oikein todennettu. Tämä lisää luottamusta sähköpostipalveluiden silmissä ja on yksi helpoimmista keinoista estää viestien päätyminen roskapostiin.

Näin se tehdään:

• SPF (Sender Policy Framework) määrittää, mitkä palvelimet saavat lähettää sähköposteja verkkotunnuksen nimissä.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) varmistaa, että sähköpostin sisältö pysyy muuttumattomana matkalla vastaanottajalle.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) yhdistää SPF:n ja DKIM:n ja kertoo vastaanottavalle palvelimelle, miten toimia, jos viestin aitoutta ei voida vahvistaa.

Kun verkkotunnus on asianmukaisesti todennettu, sähköpostipalvelut tunnistavat viestisi luotettaviksi ja toimittavat ne todennäköisemmin suoraan vastaanottajan postilaatikkoon.

2. IP-osoitteen ja verkkotunnuksen “lämmittäminen”

Suurien sähköpostiviestimäärien lähettäminen uudesta IP-osoitteesta tai verkkotunnuksesta voi herättää sähköpostipalveluiden huomion ja vaikuttaa toimitettavuuteen. Siksi kannattaa aloittaa lähetykset vähitellen ja "lämmittää" IP-osoite sekä verkkotunnus. Pienistä viestimääristä kasvattaa lähetysmääriä tasaisesti useiden päivien tai viikkojen aikana.

Paras käytäntö:

• Ensimmäiset viestit ja kampanjat kannattaa lähettää aktiivisimmille ja sitoutuneimmille vastaanottajille (avaavat ja klikkaavat viestejä säännöllisesti).

Tämä auttaa rakentamaan hyvän lähettäjän maineen alusta alkaen ja parantaa viestien perillemenoa tulevaisuudessa.

3. Rakenna puhtaat sähköpostilistat selkeällä suostumusprosessilla

Ostetut sähköpostilistat ovat usein huono toimintatapa. Toimitusvarmuuden edistämiseksi ja hyvän viestintätavan varmistamiseksi kannattaa käyttää aina tuplaopt-in- tai vahvistettua opt-in -prosessia. Näin varmistetaan, että jokainen viesti on varmasti toivottu.

MyLINK MarketingPlatform tarjoaa valmiit työkalut:

• Suostumuksen seuranta: milloin ja miten kukin vastaanottaja on antanut luvan viesteihin.

• GDPR-yhteensopivat opt-in-lomakkeet: tietojen keruu täyttää tietosuojavaatimukset.

• Opt-out hallinta: helpottaa vastaanottajien mahdollisuutta peruuttaa tilaus siististi ja lainmukaisesti.

Hyvin ylläpidetty sähköpostilista pitää palautusprosentin alhaisena ja sitoutumisen korkeana. Kaksi keskeistä tekijää, jotka auttavat viestejäsi pysymään poissa roskapostikansiosta.

4. Segmentoi ja personoi kampanjoita

Saman viestin lähettäminen koko listalle voi aktivoida roskapostisuodattimet.

Näin vältyt roskapostikansiolta:

• Segmentoi viestejä käyttäytymisen, sijainnin tai asiakaspolun vaiheen mukaan

• Käytä dynaamisia kenttiä sisällyttääksesi viesteihin etunimiä tai mieltymyksiä

• Seuranta vuorovaikutuksen perusteella

MyLINK MarketingPlatform tukee edistynyttä segmentointia ja personointia ilman koodia.

5. Seuraa sitoutumissignaaleja

Sähköpostipalveluntarjoajat seuraavat viestien avaus- ja klikkausprosentteja. Alhaiset luvut voivat viestiä palveluntarjoajille viestien huonosta laadusta, mikä voi vahingoittaa lähettäjän mainetta.

Seuraa näitä lukuja säännöllisesti:

• Viestien avausaste

• Klikkausprosentti

• Palautusprosentti (bounce rate)

• Roskaposti-ilmoitukset

Sitoutumisen seuranta on olennaisen tärkeää toimitusvarmuuden ja listan terveyden ylläpitämisen kannalta.

6. Vältä roskapostisuodattimia laukaisevia sanoja ja muotoiluja

Sähköpostipalvelut arvioivat paitsi viestin sisältöä myös sen ulkoasua ja teknistä rakennetta. Yliampuvat otsikot kuten “ILMAINEN!!!!” tai kokonaan ISOILLA KIRJAIMILLA kirjoitetut viestit voivat herättää roskapostisuodattimien epäilykset ja heikentää viestien näkyvyyttä postilaatikossa.

Vältä erityisesti:

• liiallista huutomerkkien käyttöä

• epätasapainoista HTML-rakennetta (esim. puuttuvat sulkevat tagit)

• rikkinäisiä linkkejä tai URL-osoitteiden liiallista lyhentämistä

• liian suurta kuvan ja tekstin välistä epäsuhtaa (paljon kuvia, vähän tekstiä)

Jo pienillä muutoksilla viestin sisällössä ja rakenteessa voi olla suuri vaikutus siihen, kuinka johdonmukaisesti sähköpostit päätyvät vastaanottajan postilaatikkoon ja pysyvät poissa roskapostista.

7. Tee testilähetys

Lähetä aina testilähetys eri palveluntarjoajille ja käytä roskapostitestityökaluja ongelmien havaitsemiseksi ennen lopullista lähetystä.

Perusteellinen testaus on viimeinen etappi toimitusvarmuuden varmistamisessa ja roskapostien välttämisessä. Muutama ylimääräinen minuutti voi pelastaa kampanjasi ja tuoda piilossa olleet tekniset tai sisältöongelmat esille ennen lopullista lähetystä.

Käytä automaatiota oikein

Automaatio auttaa johdonmukaisen viestinnän toteuttamisessa, mutta se on tehtävä huolellisesti.

• Vältä lähettämästä liikaa sähköposteja lyhyessä ajassa.

• Personoi koko asiakasmatkaa, ei pelkästään sähköpostia

• Sisällytä opt-out-linkit jokaiseen viestiin

MyLINK MarketingPlatformin avulla automaatio perustuu asiakkaan henkilökohtaiseen toimintaan ja mieltymyksiin, eikä oletuksiin. Silloin jokainen lähetetty viesti on vastaanottajalleen relevantti ja kohdennettu.

Näin varmistat sähköpostien perillemenon

Jotta sähköpostisi saavuttavat vastaanottajan postilaatikon ja lähettäjäsi maine pysyy vahvana, on tärkeää optimoida kaikki sähköpostiviestinnän osa-alueet sekä tekniset asetukset että sisällön ja lähettämisen strategia.

Alla oleva taulukko kokoaa yhteen tehokkaimmat käytännöt, jotka varmistavat, että markkinointiviestisi päätyvät oikeaan postilaatikkoon.